Plano de Gerenciamento de Riscos do Projeto

Posted on setembro 1, 2008. Filed under: Artigos, gerenciamento, Gerenciamento de Projetos, Project, projetos | Tags:2004, ajuda, dúvida, dica, dicas, explicação, gerenciamento, help, implantação, office, online, planejamento, PMBoK, PMI, PMO, PMP, portfolio, Professional, programas, Project, projeto, projetos, requisito, risco, sites, Standard, Tecnologia, treinamento, tutoriais |

 

INTRODUÇÃO

 “Riscos são eventos ou condições não planejadas, que podem ter um efeito positivo ou negativo no seu sucesso” (Phillips, Joseph. Project Management Professional – Guia de Estudo. P. 438. Ed. Campus)

O intuito de iniciar o texto com esta frase é apresentar as duas faces do risco. Constantemente associamos o risco a fatos que nos fazem, de alguma forma, perder algo, no entanto, existem momentos em que os riscos podem nos trazer benefícios, ou pelo menos nos apontar que podemos deixar passar uma oportunidade de ganhar.

Com este pensamento, podemos concluir que existe risco em tudo, desde o momento em que decidimos nos levantar da cama até o momento de pra ela voltar. Sim, parece exagero, mas faça uma análise do que isso significa.

Não podia ser diferente em Gerenciamento de Projetos. Quando decidimos iniciar um projeto (ou quando nos dizem que seremos responsáveis por um), é inevitável não pensar em alguns riscos que podem acontecer.

O PMBOK apresenta um Plano de Gerenciamento de Riscos do Projeto que descreve e documenta como serão desenvolvidos os seis processos desta área:

·         Planejamento do Gerenciamento de Riscos

·         Identificação dos Riscos

·         Análise Qualitativa dos Riscos

·         Análise Quantitativa dos Riscos

·         Planejamento das Respostas aos Riscos

·         Monitoramento e Controle de Riscos

A seguir, será apresentado de forma sucinta, mas não superficial, cada um destes seis processos:

PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DE RISCOS

 “Planejar qual abordagem dar à gestão de risco do projeto e executá-la” (Rabechini)

No inicio do desenvolvimento do plano é necessário alinhar os objetivos de todas as partes interessadas, é para isso que o Planejamento do Gerenciamento de Riscos do Projeto existe. Nesta parte do documento deverão ser colocadas todas as informações que dizem respeito ao “como”. p.ex.:

·         Como os riscos serão identificados

·         Como a análise qualitativa será desenvolvida

·         Como a análise quantitativa será criada

·         Como será realizado o planejamento de resposta ao risco

·         Como monitorar os riscos

É importante que nesta fase seja refletido a opinião de todos os envolvidos para que posteriormente não se tenha problemas com o não cumprimento do que foi acordado.

Para a produção deste plano as informações do Termo de Abertura, o Plano do Projeto, da área de Integração, a declaração do escopo e a EAP serão imprescindíveis.

Neste ponto serão documentadas informações a respeito da equipe que estará envolvida com o gerenciamento do risco e suas responsabilidades, informações relevantes a risco sobre a empresa, as fontes de dados que serão utilizadas, qual será a metodologia utilizada para gerenciar os riscos elencados e a definição de padrões para todos os documentos que serão utilizados nas questões referentes a risco.

Sendo relevante a risco, outras informações ou documentos poderão fazer parte deste plano.

 IDENTICAÇÃO DOS RISCOS

 “Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características” (Rabechini)

O processo de identificação de riscos é semelhante ao processo de planejamento de gerenciamento de riscos, pois nele também será de suma importância que todas as partes interessadas participem identificando riscos para o projeto, em alguns casos, por conta da complexidade do projeto, é interessante que se tenha presente um especialista em determinados assuntos para que nenhum risco seja deixado de fora da análise.

A principal característica deste processo é que ele é finalizado junto com o projeto, pois durante todo o ciclo de vida do projeto, identificação de riscos poderá ser realizada. Além disso, atualizações nos status dos riscos ocorrerão constantemente. Isso ocorre devido a um risco identificado no inicio do projeto poder assumir baixa probabilidade de ocorrer naquele momento, no entanto, com o avanço no desenvolvimento do projeto, este pode ter seu grau de probabilidade modificado para altamente provável, com isso, a atualização do seu status se faz necessária.

Para auxiliar neste processo será necessário ter o Plano de Gerenciamento de Riscos, Plano de Gerenciamento do Projeto e a Declaração do Escopo do Projeto, além de conhecimentos sobre os processos e cultura da empresa e informações históricas provindas de conhecimentos acumulados de projetos anteriores.

De acordo com o PMBOK, este processo utiliza cinco ferramentas e técnicas:

·         Revisões da documentação
Consistem em analisar o que já foi produzido até o momento. O intuito é o de buscar riscos associados aos objetivos do projeto. Este pode ser o momento de analisar a qualidade dos planos produzidos e quem sabe até rever alguns itens que estejam não consistentes entre si.

 

·         Técnicas de coleta de informações

A intenção é coletar informações para criar uma lista de riscos formada pelas idéias que o grupo expôs. O PMBOK propõe que se utilizem as seguintes técnicas: Brainstorming, Técnica Delphi, Entrevistas com especialistas, Identificação da causa-raiz e Análise dos pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças (SWOT).

 

·         Análise da lista de verificação

A lista de verificação é um documento formado por riscos apontados em projetos anteriores ou informações históricas que possam ser acrescidas a ela. Com esta lista será possível realizar rapidamente a identificação de alguns riscos em seu projeto, no entanto, é importante que não a tenha como única fonte de riscos, pois desta forma, certamente será surpreendido por algum risco que não estava nesta lista.

 

·         Análise das premissas

Esta ferramenta consiste em validar as premissas identificadas no planejamento, pois em sua maioria, apresentam incertezas e isso é um risco que deve ser registrado e mitigado.

 

·         Técnicas com diagramas

O PMBOK indica três técnicas de diagramação: diagramas de causa e efeito, diagramas do sistema ou fluxogramas e diagramas de influência. Em todos a idéia é a de ajudar a identificar os riscos do projeto, possuem algumas peculiaridades que ajudam a trabalhar incertezas e visualizar causas e efeitos dos riscos para o projeto.

Passando por todas essas técnicas e ferramentas um registro de riscos com as listas dos riscos identificados, as listas das possíveis respostas, causas-raiz do risco e as categorias de risco atualizadas estarão confeccionados e prontos para passar para a próxima etapa do plano.

ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS

 “Priorizar os riscos do projeto, com base na análise conjunta da probabilidade de ocorrência e seu impacto nos objetivos do projeto” (Rabechini)

Nesta frase, Marly Monteiro e Roque Rabechini, definem exatamente quais são os objetivos nesta fase do plano.

Após produzir o Planejamento do Gerenciamento de Riscos, que contém o processo e a metodologia que será utilizada, e identificar quais os riscos que permeiam seu projeto, a partir destes documentos, chega o momento de verificar e priorizar os riscos. O intuito é confeccionar um documento que aponte numericamente qual a probabilidade e o impacto de cada um dos riscos identificados ocorrerem.

O segundo passo é organizar estas informações em uma Matriz de Probabilidade e Impacto para que os riscos que devem ser priorizados fiquem organizados e sejam mais facilmente identificados. No que diz respeito a “organizados”, significa que se pode, nesta matriz, separar os riscos por Ameaças x Oportunidades, Custo, Tempo, Escopo ou por outro critério que lhe atenda. É possível também categorizar os riscos para se obter um maior controle sobre eles, as boas práticas indicam que a categorização pela origem dos riscos é uma das mais funcionais, pois tornará seu plano de respostas a riscos mais eficaz, porém, nada impede que você realize um outro tipo de categorização.

É importante também analisar a qualidade dos dados sobre os riscos, caso se tenha obtido informações fracas a respeito dos riscos, o trabalho realizado até este momento poderá ter sido em vão.

Todos os documentos produzidos até aqui serão necessários para iniciar a próxima fase do Plano de Gerenciamento de Riscos do Projeto, porém, conforme será visto, esta análise poderá ser substituída por informações de especialistas no assunto.

ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS

 “Analisar numericamente o impacto dos riscos identificados nos objetivos do projeto” (Rabechini)

O objetivo da Análise Quantitativa de Riscos é o de pontuar numericamente os riscos identificados e categorizados do projeto, sendo este um grande reforço no intuito de verificar cada risco e seu impacto nos objetivos do projeto, esta análise também gera uma avaliação de risco geral do projeto. Pode ser realizada em todos os riscos do projeto, mas por ser mais elaborada, por conta das técnicas e ferramentas envolvidas, pode se tornar dispendiosa, desta forma, a atenção é dada aos riscos identificados pela Análise Qualitativa com prioridades altas e médias.

Por meio de grande experiência, opinião especializada ou mesmo por conta da complexidade do projeto, é possível realizar a Análise Quantitativa após a Identificação dos Riscos sem que o projeto passe por uma Análise Qualitativa.

De acordo com o PMBOK 2004, o intuito desta análise é obter as seguintes informações sobre o projeto:

·         Quantificar os possíveis resultados do projeto e suas probabilidades;

·         Avaliar a probabilidade de atingir objetivos específicos do projeto

·         Identificar os riscos que exigem mais atenção quantificando sua contribuição relativa para o risco total do projeto.

·         Identificar metas realistas e alcançáveis de custo, cronograma ou escopo, quando fornecidos os riscos do projeto

·         Determinar a melhor decisão de gerenciamento de projetos quando algumas condições ou resultados forem incertos.

Para alcançar estes objetivos algumas ferramentas e técnicas são indicadas e para um melhor entendimento são organizadas em dois grandes grupos:

·         Técnicas de representação e coleta de dados

o   Entrevistas – Discute-se com as partes interessadas do projeto e especialistas sobre sua experiência em projetos anteriores do assunto em questão;

o   Distribuições de probabilidades – São apresentações gráficas que representam a probabilidade, o tempo e elementos de custo;

o   Opinião especializada – Busca de opinião especializada interna ou externa ao projeto;

·         Análise quantitativa de riscos e técnicas de modelagem

o   Análise de sensibilidade – Apresenta o impacto dos riscos sobre o projeto e quais são os riscos que podem prejudicar mais o projeto;

o   Análise do valor monetário esperado – De forma estatística, apresenta qual é o  resultado médio do impacto da decisão, ao final, tem-se resultados positivos e negativos que são entendidos como oportunidades e ameaças respectivamente;

o   Análise da árvore de decisão – Método utilizado na escolha da melhor entre duas decisões;

o   Modelagem e simulação – “Uma simulação do projeto utiliza um modelo que traduz as incertezas especificadas em um nível detalhado do projeto para seu impacto potencial nos objetivos do projeto.” (PMBOK, 2004);

“Se você optar por utilizá-lo, certifique-se de repeti-lo toda vez que o processo de Planejamento de Respostas a Riscos for executado e como parte do Monitoramento e Controle de Riscos.” (Kim Heldman).

Esta é a única maneira de avaliar se o risco total do projeto diminuiu satisfatoriamente.

As informações geradas por meio desta análise serão insumos para o registro de riscos do projeto:

·         Análise probabilística do projeto – é o grau de certeza de cada uma das afirmações feitas sobre o projeto. p. ex.: datas e custos;

·         Probabilidade de realização dos objetivos de custo e tempo – é a probabilidade de alcançar o cumprimento dos objetivos de custos e tempo;

·         Lista de classificação dos riscos quantificados – apresenta os riscos classificados por probabilidade e impacto;

·         Tendência dos resultados da Análise Quantitativa de Riscos – apresenta a tendência de cada um dos riscos ocorrer, esta informação vai se evidenciando de acordo com a repetição desta análise.

PLANEJAMENTO DAS RESPOSTAS AOS RISCOS

 “Desenvolver as alternativas e planos de ações necessários para maximizar as oportunidades e minimizar as ameaças aos objetivos do projeto” (Rabechini)

Este é o momento de definir qual será a ação a ser tomada com o intuito de reduzir as ameaças ao projeto e aproveitar as oportunidades destacadas nas análises anteriores, além disso, será definido um responsável pela execução do plano de resposta ao risco, seja ele uma pessoa, departamento ou entidade agregada ao projeto.

Neste processo, as ferramentas e técnicas indicadas pelo PMBOK são:

·         Estratégias para riscos negativos ou ameaças:

o   Prevenção: eliminando de qualquer forma o risco do projeto;

o   Transferência: repassar os riscos para um terceiro;

o   Mitigação: reduzir a probabilidade e o impacto de que o risco ocorra;

·         Estratégias para riscos positivos ou oportunidades:

o   Exploração: buscar impactos positivos;

o   Compartilhamento: compartilhar a oportunidade identificada com alguém que tenha mais experiência em tratar esse tipo de assunto;

o   Melhoria: busca direcionar os riscos em prol de benefícios ao projeto;

·         Estratégias tanto para ameaças quanto para oportunidades:

o   Também conhecida como Aceitação, esta estratégia diz que aceitará o risco, os motivos para isso pode ser diversos: não encontrou uma formar de mitigar, transferir, prevenir, não tem oportunidades ou conhecimento suficiente sobre o risco para desenvolver uma estratégia sobre ele, tudo isso pode levar a conclusão de que é mais simples aceitar o risco;

·         Estratégia de resposta para contingências:

o   É a preparação para a ocorrência efetiva do risco.

Ao final de todo o processo atualizações do registro de risco serão necessárias, pois nele entrarão novas informações sobre os riscos e os planos de respostas desenvolvidos, optando por transferir ou compartilhar riscos, é possível que contrações sejam necessárias, estas informações deverão constar no plano de gerenciamento do projeto.

MONITORAMENTO E CONTROLE DE RISCOS

 “Rastrear os riscos identificados, monitorar o risco residual, identificar novos riscos, executar os planos de resposta aos riscos e avaliar sua eficácia ao longo do ciclo de vida do projeto” (Rabechini)

Com o Plano de Gerenciamento de Riscos em mãos, este é o momento de monitorar o projeto em busca de riscos que estejam a ponto de ocorrer ou já ocorrendo em seu projeto para que possa assim fazer uso das respostas documentas neste plano ou mesmo, identificar novos riscos, gerando assim uma atualização do registro de riscos.

Monitoramento e Controle de Riscos é um processo que conta com a participação de todas as partes interessadas no projeto, mas de qualquer forma, cada risco possui um responsável por monitorá-lo.

Em riscos, este processo é o que o PMBOK mais recomenda ferramentas e técnicas, analisando, chega-se a conclusão de que a maioria visa a qualidade deste documento e, principalmente, a garantia de que as respostas sejam eficazes no momento que forem utilizadas, são elas:

·         Reavaliação de riscos – “A idéia é monitorar os riscos e seu status e verificar se suas conseqüências ainda causariam impacto idêntico ao originalmente planejado nos objetivos do projeto.” (Kim)

·         Auditoria de riscos – “Essas auditorias examinam especificamente a implementação e o uso efetivo das estratégias de riscos.” (Kim)

·         Análise das tendências e da variação – É o monitoramento do desempenho geral do projeto utilizando técnicas como a Análise do Valor Agregado e outros métodos;

·         Medição do desempenho técnico – “Esta ferramenta e técnica compara as realizações técnicas alcançadas durante os processos de Execução com os marcos definidos no processo de Planejamento do projeto.”(Kim)

·         Análise das reservas – É a verificação das reservas e contingências com base nos riscos que ainda restam no projeto;

·         Reuniões de andamento – É uma sugestão de inserir em pauta de reuniões do projeto o item “Gerenciamento de Riscos”, o intuito é o de amadurecer o entendimento sobre os riscos que existem no projeto e quem sabe até propor soluções melhores do que aquela indicada anteriormente.

Ao final da utilização das técnicas e ferramentas propostas alguns documentos serão gerados e atualizações em documentos existentes serão necessárias.

·         Atualizações nos registros de riscos;

·         Mudanças solicitadas por conta de novas alternativas no monitoramento dos riscos;

·         Ações corretivas recomendadas;

·         Ações preventivas recomendadas;

·         Atualizações nas informações de ativos de processos organizacionais;

·         Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto.

A principal característica do processo de Monitoramento e Controle de Riscos é que ele deve ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto, pois só monitorando os riscos identificados, buscando novos riscos e revendo o plano de respostas aos riscos é que se terá de maneira adequada um documento que lhe auxilie.

“O gerenciamento de riscos é uma forma organizada de identificar e medir os riscos e de desenvolver, selecionar e gerenciar as opções para seu controle” (Herzner, Harold. Gestão de Projetos, As melhores Práticas – 2ª Ed. Bookman, 2006. P. 328 )

REFERÊNCIAS

Construindo Competências para Gerenciar Projetos – Teoria E Casos
Carvalho, Marly Monteiro & Rabechini Jr. , Roque
ISBN: 8522441685
Publicação: 2006
Editora: Atlas

Gestão de Projetos – As melhores práticas – 2 ed.
Kerzner, Harold
ISBN: 9788536306186
Publicação: 2006
Editora: Bookman

Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI – 3 ed.
Heldman, Kim
ISBN: 8535220399
Publicação: 2006
Editora: Elsevier

Project Management Professional: Guia de estudo
Phillips, Joseph
ISBN 8535214100
Publicação: 2004
Páginas: 610

Fábio Gomes

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