O que é gerenciamento de projetos?
“O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.” (PMI, 2004, p.8).
A gestão de projetos, termo pelo qual também é conhecido, tem como principal objetivo equilibrar as necessidades de escopo, tempo, custo, qualidade e não menos importante, o bom relacionamento com as partes envolvidas no projeto (patrocinador, cliente, equipe, fornecedores e outros). É importante destacar que se alguma destas necessidades levantadas no início do projeto forem alteradas, pelo menos uma outra será também, por exemplo:
Um aumento no escopo pode resultar em um orçamento maior – o cliente pediu que fossem confeccionadas 5 camisetas de manga curta, durante o processo de confecção, solicitou que as camisetas tivessem mangas longas. Significa que será necessário mais tecido para que estas mangas sejam longas, podendo isso impactar em tempo de produção e principalmente no custo. Claro que este é apenas um exemplo banal, pois deve existir um termo em contrato que lhe assegure de surpresas como estas ou mesmo que lhe dê subsídio para negociar custo, tempo e qualidade em uma mudança de escopo como esta.
Alguns outros fatores são primordiais para o sucesso no gerenciamento de projeto:
· Cumprimento do prazo: Atrasar ou antecipar a entrega de um projeto, além de não cumprir o que foi acordado no início do projeto, pode comprometer a qualidade do produto entregue, além de diversos outros fatores;
· Cumprimento do custo orçado: Gastar mais ou menos do que o orçado ou mesmo solicitar por diversas vezes revisão de orçamento, são práticas que devem ser evitadas em gerenciamento de projetos, pois nenhum patrocinador ficará satisfeito. A sugestão é que se façam orçamentos por entregas, sendo possível o detalhamento por tarefas, diminuindo com isso a margem de erro. É importante também preparar-se para eventualidades, para isso a sugestão é que se arredondem valores, deixando as sobras para possíveis contingências.
· Aceitação do cliente: é importante que o cliente acompanhe e valide entregas do seu projeto, isso evita que ao final do projeto, algo como “não foi isso que solicitei” seja dito. Ter documentos que comprovem a aceitação do cliente naquele período, validando o produto naquele momento e autorizando a continuação para um próximo processo é fundamental.
A arte de gerenciar projetos é mais do que técnicas e ferramentas, um gerente de projetos deve ser uma pessoa muito comunicativa, pois fará isso em mais de 90% do seu tempo, deve saber aplicar seus conhecimentos em prol daquele projeto, pois nem sempre é vantajoso aplicar todas as melhores práticas de gerenciamento de projetos, fazer uso de ferramentas e técnicas complexas e custosas em um projeto que durará uma semana. A capacidade de agir rapidamente em resposta a solicitações ou mesmo em situações inesperadas, também é muito apreciada. Deve, principalmente, conhecer a fundo a cultura da empresa onde está inserido, pois este será seu principal trunfo.
